Pour gérer les documents que vous avez partagés avec des tiers.
👉Exemple d'usage en tant qu’émetteur:
➡️Créer un nouveau partage
Cliquez sur le bouton "Créer un partage". Vous devrez obligatoirement renseigner un titre pour identifier le partage, ainsi qu’une durée de validité exprimée en jours.
Vous avez également la possibilité d’ajouter un commentaire pour accompagner les documents, mais cela reste facultatif.Une connexion des destinataires à l’espace externe dans un espace de partage de documents désigne le fait que les personnes avec qui vous partagez des fichiers (par lien ou par e-mail) accèdent à ces documents sans avoir besoin de posséder un compte utilisateur interne à la plateforme.
Autrement dit :
Les destinataires externes reçoivent un lien de partage (souvent sécurisé).
En cliquant sur ce lien, ils accèdent à une interface dédiée et restreinte (appelée espace externe).
Cet espace leur permet uniquement de consulter ou télécharger les documents partagés, parfois après avoir saisi un mot de passe si celui-ci a été défini.
Le destinataire n’a pas besoin de se créer un compte. Il se connecte simplement à un espace sécurisé temporaire via le lien que vous lui avez envoyé.
Le choix de connexion à l'espace externe peut être défini par email ou par téléphone
Une fois les documents sélectionnés, il conviendra de choisir entre 2 modes de partages:
Partager par email: Pour partager un ou plusieurs documents par e-mail, vous devez obligatoirement saisir l’adresse électronique du ou des destinataires. Une fois les adresses renseignées, les documents leur seront transmis directement via un lien sécurisé.
- Partager par lien sécurisé: Un lien de partage est automatiquement généré pour vous permettre de transmettre facilement le(s) document(s) à un destinataire. Il vous suffit de cliquer sur le bouton "Copier le lien", puis de le coller dans le canal de votre choix (e-mail, messagerie, etc.).
Le destinataire pourra alors accéder directement au(x) document(s) via ce lien sécurisé.
Renforcer la sécurité du partage
Pour sécuriser davantage l’accès au lien de partage, vous avez la possibilité de définir un mot de passe. Il vous suffit de cocher l’option "Définir un mot de passe", puis de saisir le mot de passe souhaité.
Ce mot de passe devra ensuite être communiqué séparément au destinataire.👉Exemple d'usage en tant que destinataire:
Vous trouverez ci-dessus un exemple d’e-mail permettant l’accès aux documents via un lien sécurisé.
Un code de connexion a été envoyé au destinataire par e-mail. Ce code devra être saisi dans le champ "Code de connexion" pour accéder aux documents partagés.
À noter que, pour des raisons de sécurité, ce code n’est valable que pendant une durée limitée.Exemple d'une page de partage expirée.
Exemple d'une page de partage valide.
En cas de lien de téléchargement invalide ou expiré, nous vous invitons à contacter l’expéditeur afin qu’il puisse vous transmettre un nouveau lien.